Schůzky 1 na 1 by měl do svého kalendáře jednou za čas zařadit každý HRista i manažer. Dávají nám šanci poznat jednotlivé zaměstnance, budovat mezi nadřízenými a jejich týmy pevnější vztahy a celkově podpořit zdravou týmovou dynamiku. To ale platí jen v případě, že je vedeme správně. Jak na to? Radí Ro Fernandez, zakladatelka kooperační platformy Nova.
Jak by vlastně 1-on-1 schůzky měly vypadat? Správných odpovědí na tuto otázku může být hned několik. Někdy může jít o neformální sezení u kávy, při kterém si se zaměstnancem promluvíme nejen o práci, ale i jeho koníčcích. Jindy můžeme jít formálnější cestou, sejít se v menší zasedačce a probrat třeba pohled zaměstnance na firemní kulturu, benefity či vztahy v týmu. 1-on-1 schůzky nám můžou výrazně pomoci v případě, že se zrovna na pracovišti potýkáme s nějakou krizí – třeba ztrátou motivace. V tom případě se na schůzkách můžeme zaměřit právě na daný problém a společně se pokusit najít řešení.
Tipy: Jak na 1-on-1 schůzky?
- Scházejte se pravidelně. Neplánujte schůzky na poslední chvíli, ale předem se se zaměstnanci domluvte na pravidelných meetinzích, které pak sobě i jim přidáte do kalendáře. Zaměstnanci tak budou v menším stresu a navíc jim – i sobě – dáte prostor na přípravu.
- Ptejte se. 1-on-1 schůzky by měly být o komunikaci. Aby na meetingu nepanovalo nepříjemné ticho, předem si připravte různé otázky. Zkuste se třeba zeptat…
- O čem by sis dnes se mnou chtěl/a promluvit?
- Co by ti pomohlo profesně růst nebo se na pracovišti cítit lépe?
- Potýkáš se s nějakými potížemi, se kterými ti můžu osobně pomoci?
- Kde se vidíš v příštích letech?
- Jaké dovednosti bys chtěl/a rozvíjet?
- Které aspekty tvojí práce tě nejvíce baví? A které považuješ za nejnáročnější, nebo dokonce frustrující?
- Máš veškeré potřebné zdroje a zázemí k tomu, abys svou práci dělal/a efektivně?
- Máš pocit, že s tebou vedení dostatečně komunikuje, nebo ti naopak chybí nějaké podstatné informace?
- Pište si poznámky. Na konci každé schůzky si vyhraďte pět minut na zapsání poznámek, včetně všech bodů, ke kterým byste se rádi při příštích sezeních vrátili. Nenechte se uchlácholit pocitem, že všechno podstatné do příští schůzky určitě udržíte v paměti – obzvlášť, pokud se pravidelně scházíte s více zaměstnanci. Zapište si i různé osobní detaily, díky kterým můžete podpořit přátelský vztah mezi vámi a zaměstnancem. Pokud například kolega při jedné schůzce zmíní, že jeho dítě za týden půjde poprvé do školky, zkuste se ho na další schůzce zeptat, jak všechno dopadlo. Osobními otázkami zaměstnancům ukážete, že vám na nich skutečně záleží.
A co naopak nedělat? 1-on-1 schůzky byste neměli proplýtvat tím, že na nich se zaměstnanci budete řešit stav jednotlivých úkolů a projektů. Ke sledování tasků vám poslouží jiné schůzky či aplikace. Také si zbytečně neplánujte nadbytečné množství schůzek. Zkuste najít takovou frekvenci, která bude vyhovovat vám i zaměstnancům – třeba 1x měsíčně. Schůzky jeden na jednoho můžou zabrat dost času, a pro HRisty a manažery tak může být oříšek najít dost prostoru na pořádnou přípravu. Pomoci můžou různé nástroje, díky kterým bude nejen příprava, ale i samotný průběh schůzek probíhat hladce. Jaké to jsou?
1 — TFN 1-on-1 Meeting
Jednoduchá aplikace, díky které budou vaše 1-on-1 schůzky o něco organizovanější. Název aplikace se vztahuje ke třem okruhům, které si můžete do nástroje zapisovat – theme (téma), feelings (pocity) a notes (poznámky). Nástroj obsahuje prostor, kam můžete vy či členové vašeho týmu přidávat témata, o kterých chcete diskutovat. Aplikaci pak můžete otevřít třeba dva dny před plánovanou schůzkou a připomenout si okruhy, která je třeba probrat. Najdete tu i prostor pro poznámky – jak sdílené, tak soukromé. Bonusovou funkcí pak je emoční check-in: nástroj se zeptá zaměstnance, jak se cítí, a dovolí vám či manažerům týmu sledovat, jestli některý z kolegů nepotřebuje s něčím pomoci.
2 — Basic Check-In
Nástroj, který vám umožní sledovat psychickou pohodu zaměstnanců. Mimo jiné vám poradí, na které otázky se kolegů na meetingu zeptat a poskytne vám prostor k zapsání jejich odpovědí. Pokud vás zajímá víc, koukněte na toto video.
3 — 1-on-1 board
Tento nástroj byl navržen speciálně pro poznámky z 1-on-1 setkání. Můžete si do něj zapsat poznatky z celkem čtyř schůzek. Nástroj se hodí třeba i pro zadávání úkolů – nejen pro kolegy, ale klidně i vás samotné.
Všechny výše zmíněné nástroje si můžete stáhnout na platformě Nova Tools.
Článek původně vznikl pro platformu HeRe for HR.
Shrnutí článku
Pravidelné schůzky 1 na 1 jsou pro každého HRistu a manažera klíčové pro poznání zaměstnanců, budování pevných vztahů a podporu zdravé týmové dynamiky. Důležité je však vést je správně.
- Účel schůzek: 1-on-1 schůzky slouží k poznání zaměstnance i mimo pracovní úkoly, probrání firemní kultury, benefitů, vztahů v týmu nebo řešení krizových situací. Nejsou určeny k řešení stavu jednotlivých úkolů a projektů.
- Frekvence a příprava: Najděte optimální frekvenci, například jednou měsíčně, která vyhovuje vám i zaměstnancům. Pro hladký průběh a přípravu využijte nástroje.
- TFN 1-on-1 Meeting: Jednoduchá aplikace pro organizaci schůzek se třemi okruhy (téma, pocity, poznámky). Umožňuje přidávání témat, sdílené i soukromé poznámky a nabízí emoční check-in pro sledování psychické pohody.
- Basic Check-In: Nástroj pro sledování psychické pohody zaměstnanců, který poskytuje otázky k diskuzi a prostor pro zaznamenávání odpovědí.
- 1-on-1 board: Nástroj speciálně navržený pro poznámky z 1-on-1 setkání, umožňuje záznam z až čtyř schůzek a zadávání úkolů.
