Nový režim od října 2025
Od 1. října 2025 se zpřísňují pravidla pro oznámení zaměstnávání cizinců. Nově musí zaměstnavatelé oznámit nástup každého cizince, tedy i občana EU, na příslušném krajském Úřadu práce nejpozději den před nástupem do práce.
Dosud stačilo podat oznámení až v den nástupu do práce.
Nezapomeňte, že den nástupu je datum sjednané v pracovní smlouvě a nemusí se vždy shodovat s prvním dnem, kdy zaměstnanec dle rozvržení směn skutečně pracuje.
Možné pokuty
Novela zavedla i novou pokutu pro případ pozdního oznámení. Pokud oznámení nepodáte včas, může inspekce práce uložit sankci až do výše 3 milionů korun.
I když doporučujeme nastavit interní systém podle nových pravidel, nechceme vás zbytečně strašit. V praxi inspekce za podobná pochybení, kdy jde o ojedinělá zpoždění v řádu několika dnů, ukládá spíše nižší pokuty – a někdy i vůbec žádné. Takové porušení může však inspektory motivovat k tomu, aby podrobněji prověřili dodržování povinností i v dalších oblastech, a tím se riziko uložení pokuty může zvýšit.
Zákon navíc obsahuje výjimku z uložení pokuty: pokud je oznámení doplněno do pěti dnů ode dne nástupu do práce a mezitím nezačne kontrola, inspekce by pokutu uložit neměla.
Obsah oznámení
Oznámení se posílá úřadům elektronicky prostřednictvím jejich informačního systému nebo datové schránky ve strukturovaném formátu (XML) a obsahuje stejné údaje, které máte povinnost vést v interní evidenci.
Interní evidence
U každého zaměstnance cizince evidujte:
- jméno, příjmení, datum narození, pohlaví, státní příslušnost
- adresu v zemi trvalého pobytu a pro doručování
- číslo pasu a orgán, který jej vydal
- druh práce, místo výkonu práce, plánovanou dobu pracovního poměru
- zařazení dle CZ-NACE
- nejvyšší dosažené vzdělání a vzdělání požadované pro pozici
- doba, na kterou bylo vydáno pracovní oprávnění
- datum nástupu a ukončení práce nebo vyslání do ČR
- kopie dokumentů o oprávněnosti pobytu zaměstnance v České republice
Evidence se archivuje po celou dobu zaměstnání a 3 roky po jeho skončení.
Přehled lhůt oznámení související se zaměstnáváním cizinců
Většina oznamovacích povinností směřuje na příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce:
- Oznámení o nástupu musíte podat pro všechny cizince, a to nejpozději 1 den předem.
- Pokud cizinec ze země mimo EU nenastoupí, musíte to ohlásit do 10 dnů (u pracovního povolení) nebo do 45 dnů (u zaměstnanecké/modré karty).
- Jakékoli změny v údajích nebo předčasné ukončení práce u všech cizinců je třeba nahlásit do 10 dnů.
- Důvod ukončení pracovního poměru (dle § 52 a) - e) a § 56 ZP) hlásíte do 10 dnů, ale pouze u cizinců ze zemí mimo EU.
Specifickou povinnost máte vůči Státnímu úřadu inspekce práce (SÚIP):
- Přeshraniční vyslání zaměstnance ze země EU do ČR musíte ohlásit nejpozději v den nástupu. Pozor, oznámení zde dělá přímo zahraniční zaměstnavatel, který zaměstnance vysílá.
Nezapomeňte také na interní povinnosti:
- Evidenci všech zaměstnaných cizinců musíte vést po celou dobu jejich zaměstnání a archivovat ji ještě 3 roky po jeho skončení. Tuto evidenci předkládáte na vyžádání při kontrole.
Doporučení, jak postupovat v praxi
1 - Ujistěte se, že pracovní smlouvy mají jasně stanovený datum nástupu:
- U občanů mimo EU je vhodné v pracovní smlouvě nastavit den nástupu minimálně 1 pracovní den po doručení příslušného povolení, a oznámení podat hned, jak dokumenty máte.
- U občanů EU oznamte jejich nástup Úřadu práce klidně hned po podpisu pracovní smlouvy, abyste vše stihli v požadovaném termínu.
2 - Zařaďte oznámení mezi standardní onboardingové kroky.
3 - Pokud oznamování cizinců řeší vaše externí mzdová účtárna, pošlete jim všechny údaje včas. Většinu informací můžete vyplnit předem a datum nástupu doplnit po získání příslušného povolení.
4 - Ověřte, že vaše interní evidence odpovídá zákonným požadavkům (viz přehled výše).
Pečlivá příprava se vyplatí
Nová pravidla pro oznamování cizinců sice mohou na první pohled působit jako drobná administrativní změna, ale riziko vysokých pokut je dobrým důvodem, proč jim věnovat pozornost. Včasná úprava interních onboardingových procesů, správné nastavení pracovních smluv a důsledná komunikace s vaší mzdovou účtárnou jsou klíčem k tomu, jak se vyhnout sankcím. Pečlivá příprava vám pomůže předejít zbytečným komplikacím a zajistí hladký nástup vašich nových kolegů ze zahraničí.
Shrnutí článku
Od 1. října 2025 zavádí nová legislativa pro zaměstnavatele povinnost hlásit nástup každého zahraničního pracovníka, včetně občanů EU, Úřadu práce s jednodenním předstihem. Tato změna oproti stávající praxi, kdy stačilo oznámení v den nástupu, s sebou přináší riziko vysokých pokut, ale zároveň poskytuje ochrannou lhůtu pro nápravu.
- Vysoké pokuty a ochranná lhůta: Za pozdní ohlášení hrozí zaměstnavatelům pokuta až 3 miliony korun. Zákon však pamatuje na pětidenní lhůtu, během které je možné oznámení beztrestně doplnit, pokud mezitím nezačala kontrola z inspekce práce.
- Povinnost se týká všech cizinců: Nová pravidla se vztahují na všechny zaměstnance, kteří nejsou občany České republiky, tedy i na občany ostatních států Evropské unie.
- Další oznamovací povinnosti: Kromě hlášení o nástupu musí zaměstnavatelé do 10 dnů oznamovat i jakékoli změny v údajích nebo předčasné ukončení pracovního poměru u všech cizinců.
- Praktická doporučení: Doporučuje se nastavit v pracovních smlouvách datum nástupu tak, aby byl dostatek času na oznámení, zařadit tuto povinnost do standardních onboardingových procesů a pravidelně kontrolovat správnost interní evidence zaměstnaných cizinců.
Anna Diblíková
advokátka v advokátní kanceláři Eldison
Anna má mnohaletou praxi v mezinárodních advokátních kancelářích a v současné době vede pracovněprávní tým v advokátní kanceláři Eldison zaměřené na technologické start-upy a scaleupy. Anna se specializuje na pracovní právo, obchodní právo, včetně podpory M&A transakcí, a na nastavování zaměstnaneckých akciových opčních plánů, vše v rámci celého regionu EMEA (Evropa, Střední východ a Afrika). Anna je členkou spolku CzELA (Czech Employment Lawyers Association), který sdružuje přední advokáty specializující se na pracovní právo. Je i přísedící na pracovněprávních sporech u Obvodního soudu pro Prahu 1.
