1. Do ničeho zaměstnance nenuťte
Místo toho, abyste všechny zaměstnance tlačili do povinných kolektivních aktivit, dejte jim na výběr mezi různými vzdělávacími workshopy, ale třeba i typy zábavy nebo stravování. Někteří rádi vyrazí na túru do kopců, jiní možná víc ocení návštěvu galerie. Jeden zaměstnanec rád zajde do restaurace s kolegy, druhý si radši v klidu sní večeři na ubytování. Nezapomínejte ani na odpočinek. Pokud se například zaměstnanci rozhodnou, že si místo jednoho workshopu zdřímnou, neznamená to, že si z retreatu nic neodnesou – možná právě naopak. Když je necháte, aby si oddechli, budou pak mít více energie na vzdělávání i upevňování vztahů s kolegy.
2. Snažte se zaměstnance nepřehltit
Jak píše Chase Warrington: někdy je lepší nechat zaměstnance odpočívat, než je zavalit nabitým programem. Zakomponujte tedy do itineráře i nějaké pauzy, během kterých můžou zaměstnanci dobít baterky. Díky tomu se můžou vyhnout únavě i zbytečným obavám, že snad kvůli hodince klidu přijdou o něco zásadního. Někdy je méně zkrátka více.
3. O všem zaměstnance informujte
Vyhněte se zbytečným stresům, opakovaným otázkám a dotazníkům. Zaměstnance byste neměli příliš bombardovat informacemi. Všechny dokumenty související s pobytem můžete shromažďovat ve vyhrazené složce na Google Docs nebo v aplikaci Notion. Pro událost můžete taky vyhradit kanál na Slacku nebo Twistu (nástroj od Doistu). Nachystejte pro zaměstnance jasné pokyny, popište jim různé možnosti cesty i ubytování a průběžně doplňujte itinerář. Nespoléhejte se na to, že je nějaké informace zbytečné zmiňovat – opak bývá pravdou.
4. Naplánujte odpočinek i pro zákaznickou podporu
Nezapomeňte ani na ty zaměstnance, kteří se starají o zákazníky, a často tak musí pokračovat v práci, zatímco ostatní si užívají pobytu. Jak jim ulehčit život? Nadřízení zaměstnanců zákaznické podpory by měli například určit, jaké úkoly zůstávají prioritní, a které naopak po dobu konání pobytu můžou počkat. Nezbytnosti pak můžou zaměstnanci vyřídit v předem určených časových oknech, která by se neměla krýt se zásadními událostmi retreatu. Pokud plánujete delší pobyt, můžete zákazníky předem upozornit na možné pomalejší reakce podpory – třeba skrze sociální sítě.
5. Pečujte o pečovatele
Pro rodiče malých dětí či pro ty, kteří pečují o své starší a nemohoucí příbuzné, může být několikadenní pobyt stresující, možná až nereálnou představou. Snažte se je podpořit – třeba tím, že jim dovolíte, aby na retreat vzali i své děti. Pomoci jim můžete i finančně, jak vysvětluje Chase: „Ve společnosti Doist věnujeme primárním pečovatelům 75 dolarů za každý den, který se rozhodnou strávit na retreatu. Pomáháme jim tak pokrýt dodatečné výdaje, se kterými se můžou potýkat, když třeba na týden odjedou.“
6. Pamatujte, že rovnováha je klíčová
Pracovní pobyty by neměly být jen pracovní. Důležitost odpočinku už jsme zdůrazňovali, nezapomínejte ale ani na hry a zábavné aktivity. Chase například navrhuje schéma 20/30/50. Co tato čísla znamenají?
- 20 % aktivit by mělo být zaměřeno na práci a profesní růst.
- 30 % času by měly zaplnit společenské a zábavné aktivity.
- 50 % retreatu pak tvoří volný čas a odpočinek.
Že je škoda nechat polovinu pobytu bez programu? Naopak. Právě v těch posledních 50 % se totiž často zaměstnanci nejvíce posouvají a upevňují vzájemné vztahy.
7. Po návratu vše proberte
Až se z retreatu vrátíte, rozeberte se svým týmem, v čem byl pobyt přínosný. Zpovídat zaměstnance můžete osobně i skrze dotazník. Když v něm nakombinujete kvalitativní a kvantitativní otázky, možná zjistíte, jak v budoucnu pracovní pobyty ještě vylepšit. Chase například doporučuje, abyste se zaměstnanců zeptali, zda se po pobytu cítí:
- více angažovaní
- v souladu s firemní kulturou i posláním
- v souhře se zbytkem týmu
Držíme palce, ať jsou všechny odpovědi kladné!
Článek původně vznikl pro platformu HeRe for HR.
Shrnutí článku
Efektivní plánování firemních pobytů pro vzdálené týmy výrazně zlepšuje jejich přínos. Chase Warrington z Doist sdílí osvědčené zásady, které pomáhají vytvářet úspěšné retreaty zaměřené na podporu zaměstnanců, efektivní program a zpětnou vazbu po akci. Díky tomu posilujete týmovou soudržnost a profesní růst, aniž byste zaměstnance přetěžovali.
- Nenuťte zaměstnance do aktivit, nabídněte jim výběr.
- Nepřehlťte program, zahrňte dostatek odpočinku.
- O všem zaměstnance podrobně informujte.
- Naplánujte volno i pro zákaznickou podporu.
- Pečujte o pečovatele, nabídněte jim podporu.
- Dodržujte rovnováhu mezi prací, zábavou a volným časem (schéma 20/30/50).
- Po návratu vše proberte a sbírejte zpětnou vazbu.
