Co se při multitaskingu děje v hlavě?
Možná vás to překvapí, ale lidský mozek neumí plnohodnotně a adekvátně vykonávat dvě složité činnosti současně. To, co nazýváme multitaskingem, je vlastně, v drtivé většině případů, jen rychlé přepínání mezi úkoly. Když píšete e-mail a zároveň sledujete notifikace, váš mozek musí každou chvíli přizpůsobit pozornost. Takové přepínání stojí spoustu energie a narušuje schopnost hlubokého soustředění. Výsledkem je únava a nižší efektivita.
Věděli jste, že pravidelný multitasking může snížit produktivitu až o desítky procent? Zároveň zvyšuje riziko chyb. Když například během online schůzky odpovídáte na zprávy, pravděpodobně se nebudete plně věnovat ani jednomu úkolu. To může vést k nedorozuměním, přehlédnutým detailům a větší únavě na konci dne. A když už se vám podaří napsat alespoň ty zprávy dobře, nejspíš nebudete pořádně vědět, co se na callu zrovna řešilo.
Kdy může multitasking fungovat?
Multitasking má své opodstatnění, pokud zkombinujete jeden jednoduchý, rutinní úkol s druhým, který vyžaduje více mentální kapacity. Pár příkladů:
- Poslech (klidně pracovního) podcastu při třídění dokumentů.
- Prohlížení e-mailů během čekání na schůzku.
- Telefonování cestou na pracovní jednání.
- Kontrola agendy v přestávce mezi schůzkami.
- Vyřizování administrativy při sledování instruktážního videa.
V těchto situacích multitasking pomáhá lépe využít čas, aniž by příliš snižoval kvalitu práce. Pokud se ale budete snažit dělat dvě náročné věci vyžadující vaši plnou pozornost najednou, ve výsledku neuděláte nic – a nebo obě věci třeba nakonec i uděláte, ale pravděpodobně ne tak, jak by bylo potřeba.
Jak multitasking zvládnout s rozumem?
Základem je vědět, kde máte své limity. Naše schopnost efektivně přepínat mezi úkoly se během dne mění. Ráno býváme mentálně svěžejší, což je ideální čas na náročnější úkoly, zatímco odpoledne může být vhodnější pro rutinní činnosti.
Což rozhodně neznamená, že multitaskovat máte jen a pouze kolem oběda. Každý máme své limity, každý známé své efektivní hodiny a vy sami víte nejlépe, kdy vám jde kreativní a kdy rutinní práce od ruky. Neřiďte se proto slepě poučkami a ušijte si pracovní den, včetně případného vhodného a přiměřeného multitaskingu na míru sami sobě.
Pamatujte, že multitasking by nikdy neměl být hlavní strategií pro zvládání důležitých pracovních úkolů. Dlouhodobě totiž vede k většímu vyčerpání, chybovosti a nižší produktivitě. Je proto vhodné jej využívat cíleně a přiměřeně a hlavně jen tam, kde dává smysl – jako doplněk k systematické, soustředěné práci.
Praktické tipy, jak multitasking zkrotit:
- Kombinujte úkoly různé náročnosti – například rutinní administrativu s poslechem podcastu.
- Vyhraďte si čas na soustředěnou práci – například 90 minut každé dopoledne, kdy se nenecháte ničím rušit.
- Zkuste techniku Pomodoro – pracujte 25 minut v kuse, poté si dejte krátkou pauzu.
- Využijte svou energii chytře – náročné úkoly plánujte na dobu, kdy jste nejproduktivnější.
- Vypněte notifikace – během hluboké práce vypněte zvuk a upozornění na telefonu i počítači.
- Pište si seznam nápadů – cokoliv vás napadne během práce, si zapište, abyste se k tomu mohli vrátit později.
- Stanovte si pravidla pro e-maily – například je kontrolujte třikrát denně v konkrétní časy.
- Identifikujte nejvíc vysilující činnosti – pokud vás některé kombinace úkolů vyčerpávají, dělejte je raději samostatně.
Multitasking nemusí být nepřítel, pokud k němu přistoupíte vědomě. Naučte se rozpoznávat své hranice a plánujte si den tak, aby vám multitasking energii nebral, ale šetřil.
Článek původně vznikl pro platformu HeRe for HR.
Shrnutí článku
Multitasking, ačkoliv se jeví jako známka efektivity v dnešním propojeném světě, ve skutečnosti často snižuje produktivitu a způsobuje únavu. Lidský mozek totiž mezi úkoly jen rychle přepíná, což vyčerpává a narušuje hluboké soustředění.
- Pochopení mozku: Multitasking je ve většině případů rychlé přepínání mezi úkoly, což snižuje produktivitu a zvyšuje riziko chyb.
- Rozumné zvládání: Klíčem je znát své limity a přizpůsobit multitasking své individuální efektivitě během dne. Nikdy by to neměla být hlavní strategie pro důležité úkoly.
- Praktické tipy: Kombinujte úkoly různé náročnosti, vyhraďte si čas na soustředěnou práci, zkuste techniku Pomodoro, vypínejte notifikace a stanovte si pravidla pro e-maily.
- Vědomý přístup: Multitasking nemusí být nepřítel, pokud k němu přistoupíte vědomě. Naučte se rozpoznávat své hranice a plánujte si den tak, aby vám multitasking pomáhal šetřit energii, ne ji brát.
Adam Homola
Editor in chief, Benefit pro HR
Adama dlouhodobě fascinuje, jak věci fungují - lidé, týmy i celé organizace. Svůj zájem o lidské procesy propojuje s technologiemi, zejména s AI, kterou vnímá jako nástroj. Píše, edituje a kurátorsky vybírá obsah opřený o data a evidence-based přístup; jeho cílem je srozumitelně převádět komplexní témata do praxe HR a managementu. Dlouhodobě se věnuje digitální tvorbě a se zaujetím sleduje, jak technologický pokrok ovlivňuje práci i životy lidí.
