Z pohledu mezinárodního práva a daňové legislativy čelí management třem zásadním pastem.
Tři daňové a právní pasti workation
První riziko představuje vznik nechtěné stálé provozovny pro daň z příjmů. Fyzická přítomnost zaměstnance pracujícího na dálku v cizí zemi může pro mateřskou českou firmu založit daňovou povinnost v daném státě. Rozhodující je vždy faktický stav, ne to, co máte napsané ve smlouvě.
Výstražným příkladem je závazné posouzení dánské daňové rady ze září 2024, které potvrdilo vznik stálé provozovny švédské společnosti jen proto, že její generální ředitel pracoval 40 procent času ze svého domova v Dánsku. Přestože jeho činnost byla čistě interní a firma na dánský trh vůbec necílila, úřady rozhodly, že trvalá a plánovaná práce vrcholového manažera z domácí kanceláře stálou provozovnu zakládá. Pro firmu to znamená registraci k dani v cizí zemi, rozdělení části zisku mezi oba státy a vedení dvojí daňové agendy.
Druhým úskalím je ztráta daňové rezidence zaměstnance. Pokud pracovník v zahraničí pobývá více než 183 dní v roce, případně tam přesune centrum svých životních zájmů, stává se tamním daňovým rezidentem. Právo na zdanění jeho celosvětových příjmů pak přechází na hostitelský stát, což pro českého zaměstnavatele znamená velkou administrativní zátěž s registrací k dani ze mzdy v cizí zemi a vedením tamní mzdové agendy.
Třetí past představuje koordinace sociálního zabezpečení. Podle evropských nařízení podléhá zaměstnanec pojištění té země, kde fyzicky vykonává práci. Pro krátkou a nahodilou práci ze zahraničí lze předem vyřídit formulář A1, který potvrzuje, že zaměstnanec zůstává v českém systému.
Bez něj riskuje zaměstnavatel povinnost zpětně doplatit odvody do zahraničního systému podle tamních sazeb. ČSSZ má na vystavení formuláře lhůtu 30 dnů, takže žádost patří na začátek schvalovacího procesu, ne na jeho konec.
Pro pravidelnější přeshraniční režim existuje od července 2023 elegantnější nástroj: rámcová dohoda o teleworku, ke které se připojila i Česká republika. Zaměstnanec, který bydlí v jednom signatářském státě a pro zaměstnavatele z jiného pracuje na dálku v rozsahu 25 až necelých 50 procent pracovní doby, může na základě žádosti zůstat v systému sociálního pojištění země zaměstnavatele.
Pro klasický dvoutýdenní workation u moře tuhle dohodu nepotřebujete. Pro vývojáře s bydlištěm v Bratislavě, který půl týdne pracuje z domova, je to naopak přesně ten papír, který vás podrží při kontrole.
Kybernetická bezpečnost a pracovněprávní základ
Vedle legislativních pastí je velkým problémem také únik citlivých firemních dat, který spadá pod zákon o kybernetické bezpečnosti a GDPR. V létě kybernetická odolnost firem klesá, protože zaměstnanci na cestách běžně využívají nešifrované veřejné Wi-Fi sítě v kavárnách, na letištích a v hotelech. Za porušení zabezpečení osobních údajů hrozí firmám podle GDPR pokuty až do výše 20 milionů eur nebo 4 procent z celkového celosvětového obratu, nemluvě o okamžité ztrátě důvěry klientů.
Preventivním opatřením je:
- striktní vynucení architektury Zero Trust
- používání šifrované firemní VPN
- vzdálená správa mobilních zařízení
Nezapomeňte ani na pracovněprávní základ. Zákoník práce vyžaduje pro práci na dálku písemnou dohodu se zaměstnancem a odpovědnost zaměstnavatele za bezpečnost a ochranu zdraví při práci nekončí na hranicích. Pracovní úraz v zahraničním apartmánu je pořád pracovní úraz se vším, co k tomu patří.
U zemí mimo EU navíc vstupuje do hry pobytový titul: turistické vízum většinou výkon práce nepokrývá a jeho porušení může zaměstnanci zkomplikovat budoucí cesty do dané země. Seznam povolených destinací proto stavte primárně na EU a EHP a třetí země schvalujte individuálně.
Základem bezpečné realizace tohoto benefitu je interní směrnice o práci ze zahraničí. Ta musí jasně definovat seznam povolených zemí, stanovit maximální roční limit dnů (například nejvýše 30 po sobě jdoucích dnů kvůli zamezení překročení daňových milníků), zavést povinnost hlásit přesné místo pobytu a výslovně vyloučit z možnosti práce ze zahraničí role s vysokou rozhodovací pravomocí. Patří mezi ně C-level manažeři, statutární zástupci nebo obchodníci s podpisovým právem. Tímto způsobem vybudujete zdravou kulturu důvěry, která stojí na měření reálných výsledků namísto kontroly odsezených hodin v kanceláři.
Shrnutí článku
Workation je lákavý benefit, ale bez jasné interní směrnice se z něj snadno stane právní a daňová past. Klíčem je precizní nastavení pravidel: seznam povolených zemí, limit dnů, povinné hlášení pobytu a vyloučení citlivých rolí. Firmy, které to zvládnou správně, získají silný nástroj pro retenci talentů bez zbytečných rizik.
Adam Homola
Editor in chief, Benefit pro HR
Adama dlouhodobě fascinuje, jak věci fungují - lidé, týmy i celé organizace. Svůj zájem o lidské procesy propojuje s technologiemi, zejména s AI, kterou vnímá jako nástroj. Píše, edituje a kurátorsky vybírá obsah opřený o data a evidence-based přístup; jeho cílem je srozumitelně převádět komplexní témata do praxe HR a managementu. Dlouhodobě se věnuje digitální tvorbě a se zaujetím sleduje, jak technologický pokrok ovlivňuje práci i životy lidí.
